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Code relatif à la Politique sur la vie privée
P.I.P.E.D.A – L P R D E


 

Ebox Inc.

Ce code a été préparé en règle avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDE) R.S.C. 2000, c.5 et du Telecommunications ACT, R.S.C. 1993, c. 38.

Responsabilité

Pour tout problème non résolu ou pour toutes réclamations, communiquez avec nous par courrier écrit à l’adresse:

Ebox Inc.
100-1225, rue Saint-Charles Ouest
(Rond-point du terminus Longueuil)
Longueuil (Québec) J4K 0B9

1.0 Consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels – premier principe

1.1 Lorsque vous devenez abonné de Ebox, les Renseignements personnels que vous nous divulguez nous permettent de vous fournir des produits et services les mieux adaptés à vos besoins. Nous ne recueillons que les Renseignements personnels strictement nécessaires à la fourniture de nos services. Vous pouvez toujours choisir de ne pas nous fournir vos Renseignements personnels. Toutefois, si vous faites ce choix, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le service ou l’information que vous avez demandés.

1.2 Lorsque Ebox fait face à certaines questions juridiques, de sécurité publique ou dans le cadre d’une intervention par les services d’urgences, elle peut être légalement tenue de communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement.

1.3 À moins que vous ne donniez votre consentement exprès ou que la divulgation ne soit exigée par les autorités judiciaires ou par la Loi, tous les Renseignements personnels que Ebox (incluant ses Mandataires) détient sur vous ne peuvent être communiqués à quiconque, à l’exception :

1.3.1 de vous-même;

1.3.2 d’une personne qui, de l’avis raisonnable de Ebox, cherche à obtenir les renseignements en qualité de votre mandataire;

1.3.3 d’une compagnie de téléphone autre que Ebox, sous réserve que les renseignements soient requis aux fins de la prestation efficace et rentable du service téléphonique, que la divulgation se fasse à titre confidentiel et que les renseignements ne soient utilisés qu’à cette fin;

1.3.4 d’une compagnie qui s’occupe de vous fournir des services reliés au service téléphonique ou aux annuaires téléphoniques, sous réserve que les renseignements soient requis à cette fin, que la divulgation se fasse à titre confidentiel et que les renseignements ne soient utilisés qu’à cette fin.

1.4 De plus, chez Ebox, nous utilisons vos Renseignements personnels à certaines fins telles que :

1.4.1 approuver votre demande d’adhésion aux services de Ebox;

1.4.2 maintenir la communication avec vous;

1.4.3 vous tenir informé des offres et promotions en cours sur nos produits et services;

1.4.4 détecter et prévenir d’éventuelles fraudes ou l’utilisation illégale, inadéquate ou inappropriée de nos produits et services;

1.4.5 évaluer votre degré de satisfaction à l’égard de nos produits et services;

1.4.6 nous conformer aux lois;

1.4.7 un agent ou un mandataire dont les services sont retenus par Ebox relativement au recouvrement du compte du client.

1.5 Sachez qu’en aucun cas nous ne vendons d’informations sur nos abonnés à qui que ce soit, pas plus que nous ne transmettons de renseignements sur nos abonnés à des organisations, incluant nos sociétés affiliées, sauf dans ce dernier cas : (i) avec votre consentement uniquement afin de permettre à ces dernières de vous proposer leurs propres produits ou services; ou (ii) si la société affiliée agit à titre de Mandataire.

2.0 Énoncé des buts – deuxième principe

2.1 Le but de la politique sur la vie privée est de protéger nos clients et nos employés dans le cadre de la prestation de nos services.

3.0 Limitation de la collecte – troisième principe

3.1 Le Mandataire fait la Collecte des Renseignements personnels principalement auprès de la personne concernée, mais il arrive parfois que la Collecte se fasse autrement lorsque la Loi l’autorise. Par exemple, le Mandataire peut faire la Collecte des Renseignements personnels auprès d’agences d’évaluation du crédit ou auprèsde Tiers qui sont autorisés à Communiquer ces Renseignements.

4.0 Conservation des renseignements personnels – quatrième principe

4.1 Ebox conserve les Renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la Loi. Selon les circonstances, lorsque des Renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne dont Ebox détient des Renseignements personnels, Ebox conservera une explication des motifs de la décision pendant une période raisonnable permettant à cette personne d’avoir accès à ces motifs.

4.2 Ebox met en œuvre des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques relativement à la conservation et à la destruction des Renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la Loi. Ces Renseignements sont détruits, effacés ou dépersonnalisés.

4.3 Conservation des fichiers de logs Ebox conserve par défaut les fichiers de logs pour une période de 90 jours sauf si la loi exige autrement de conserver les données plus longtemps par exemple dans le cadre d’un avis à une infraction sur le droit d’auteur ou dans le cadre d’un mandat de la cour. Dans de tel cas, nous devons prolonger l’archivage des logs pour une plus grande période de temps sans obtenir votre consentement.

5.0 Exactitude – cinquième principe

5.1 Ebox fera la mise à jour des Renseignements personnels lorsque nécessaire. Toute personne dont Ebox détient des Renseignements personnels peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des Renseignements personnels la concernant et y faire apporter les corrections appropriées.

5.2 Ebox corrige ou complète promptement tous les Renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l’exactitude ou à l’exhaustivité des Renseignements personnels doit être consigné dans le dossier de la personne concernée. S’il y a lieu, Ebox communique tout Renseignement personnel modifié aux Tiers qui ont accès à ces Renseignements personnels ou leur fait part de l’existence de différends non réglés.

6.0 Mesures de sécurité – sixième principe

6.1 Ebox veillera à ce que vos renseignements personnels soient à l’abri de tout accès illicite ou de tout autre type d’utilisation abusive en adoptant les mécanismes de sécurité standards de l’industrie.

6.2 Les données électroniques contenant des renseignements personnels seront restreintes à des usagers dûment autorisés.

7.0 Transparence – septième principe

7.1 Sur demande, Ebox met à la disposition de la personne concernée une liste des Renseignements personnels qu’elle peut détenir sur cette personne ainsi que le détail des pratiques de gestion de ces Renseignements personnels.

8.0 Accès des renseignements personnels par les clients et employés – huitième principe

8.1 Sous réserve des exceptions prévues à la Loi, Ebox informe toute personne concernée qui en fait la demande de l’existence de Renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des Tiers. Sous réserve des exceptions prévues à la Loi, sur demande, Ebox permet à la personne concernée de consulter les Renseignements personnels compris dans son dossier. Les Renseignements personnels sont fournis d’une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime, sinon nul, pour la personne concernée. Entre la demande d’accès et le dévoilement des Renseignements personnels à la personne concernée, Ebox pourra réviser le contenu des dossiers exclusivement pour s’assurer que des Renseignements personnels concernant d’autres personnes ne sont pas ainsi communiqués. Tout changement effectué pendant cette période ne le sera qu’en conformité avec la Loi. Dans certaines situations, il peut être impossible à Ebox de permettre à la personne concernée de consulter tous les Renseignements personnels que Ebox possède à son sujet. Par exemple, Ebox peut ne pas offrir l’accès aux Renseignements si la Communication permettait de révéler des informations commerciales confidentielles, si les Renseignements sont protégés par le secret professionnel d’un avocat, si les Renseignements ont été obtenus au terme d’un processus officiel de règlement d’un différend, ou encore si les Renseignements ont été recueillis pendant une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Sur demande, Ebox indique le motif du refus de l’accès aux Renseignements personnels.

8.2 En ce qui concerne la fourniture d’un relevé de Communication de Renseignements personnels, Ebox fournit une liste des Tiers auxquels elle peut avoir communiqué des Renseignements personnels au sujet de la personne concernée, lorsqu’il n’est pas possible de fournir une liste précise.

Afin d’assurer la protection des Renseignements personnels, la personne concernée peut être tenue de fournir des preuves d’identification suffisantes pour que Ebox puisse la renseigner sur l’existence, l’Utilisation et la Communication de Renseignements personnels et autoriser l’accès à son dossier.

9.0 Plainte sur le non-respect des principes du code

9.1 Toute personne concernée peut se plaindre du non-respect des principes énoncés dans ce Code en communiquant avec la personne responsable de faire respecter le Code de Ebox.

9.2 Ebox fera enquête sur toutes les plaintes relatives au respect du Code. Si une plainte est jugée fondée, Ebox prend les mesures appropriées, y compris modifier le Code et ses pratiques, au besoin. Si une personne ayant porté plainte n’est pas satisfaite de la décision de la personne responsable de la protection des Renseignements personnels chez Ebox, elle pourra s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, 112 rue Kent, Ottawa, Ontario, K1A 1H3.

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