Guide du télétravail : Les outils essentiels du travail à la maison

Pour devenir un travailleur en télétravail productif et connecté, il est essentiel d’utiliser les bons outils. Ce guide vous aidera dans le processus afin que vous et vos collègues travailliez en harmonie.

Même avant la nouvelle réalité imposée par la pandémie de la COVID-19, le télétravail était une réalité pour de nombreux travailleurs. Maintenant que de nombreux employés d’entreprises du Québec et du monde entier joignent les rangs des nombreux pigistes, nomades digitaux et travailleurs à distance pour qui le télétravail est une habitude, nous vous fournissons ici un guide qui sera vous aider à choisir les bons outils pour simplifier votre nouvelle réalité.

Les bénéfices anticipés du télétravail

Pour les employeurs, le plus grand bénéfice est certainement le plus grand bassin d’employé potentiel. Si on enlève les barrières géographiques à l’embauche, il est définitivement plus facile pour une entreprise de trouver des travailleurs qualifiés, et même parfaits, à moindre coût. Pour les employés, le bénéfice est de pouvoir postuler pour des postes hors de notre région de résidence, permettant ainsi d’élargir leur bassin d’emplois disponibles.

La réduction des espaces de bureaux nécessaires pour les entreprises provoquerait aussi d’importantes économies pour les employeurs.

La productivité augmente aussi dans la majorité des cas avec le télétravail. Selon les résultats préliminaires d’une étude sur l’adaptation au travail à distance de l’UdM, les salariés québécois seraient plus productifs, et plus innovants.

Il y aurait aussi une réduction du stress causé par le trajet quotidien entre la maison et le travail qui est de cette façon maintenant inexistant.

Les meilleurs outils pour le télétravail

La technologie permet maintenant aux travailleurs en télétravail d’effectuer la majorité de leurs tâches et de leurs projets en temps réel à partir de leur domicile. Voici les outils essentiels que les salariés doivent utiliser afin de collaborer et communiquer entre eux sans se trouver sur les lieux de leur travail. Il existe malheureusement peu de logiciels faits au Québec ou au Canada dans la liste, mais nous vous encourageons à utiliser des alternatives locales quand c’est possible.

Communication en temps réel

Slack

Peu importe où vous êtes autour du globe, Slack est de loin le leader en termes de logiciel de messagerie en temps réel. L’idée de Slack est de réduire le nombre de courriels en créant des équipes par départements, projets, etc. L’intégration de Slack avec des logiciels populaires tels que Google Docs et son API solide en font un choix solide.

Microsoft Teams

Microsoft Teams fait partie de la suite Office 365 disponible avec une inscription premium.  C’est une suite logicielle de communication et de collaboration. Vous pouvez faire des appels vidéo, des appels via la téléphonie VoIP, envoyez directement des messages à une personne ou à un groupe ou encore partagez des fichiers dans Microsoft Excel ou encore Microsoft Word.

Discord

Discord est une application américaine de VoIP et de messagerie instantanée conçus à la base pour créer des communautés basées sur les jeux vidéo. Elle est cependant aussi utilisée pour les entreprises. Discord utilise un système de serveurs et de canaux. Les utilisateurs peuvent faire des appels vidéo facilement avec une limite de 40 personnes à la fois.

Mattermost

Slack est tellement dominant dans le domaine que des fois on peut oublier de regarder ce qui se fait du côté code ouvert. Mattermost est une possibilité à code ouvert qui permet d’émuler la majorité des fonctionnalités de Slack.

Bureau à distance

TeamViewer

Le transfert de fichier et la configuration facile font de TeamViewer une option intéressante pour travailler à distance sur un ordinateur distant. Il permet aussi d’offrir une téléassistance à des collègues ce qui est très pratique dans le contexte actuel de la pandémie.

SplashTop

Une alternative à TeamViewer, SplashTop est ce qui est le plus proche d’avoir le sentiment d’être assis en avant de l’ordinateur que vous contrôler à distance. Le logiciel possède plus de 30 millions d’utilisateurs dans le monde et il est très simple à déployer.

Microsoft Remote Desktop

Un logiciel robuste et gratuit, Microsoft Remote Desktop est cependant un peu limite dans ses fonctionnalités. Cela reste tout de même une option gratuite qui permet de réduire le stress financier de payer pour une multitude de nouveaux logiciels.

Gestion de projet

Basecamp

Pour un système pensé pour la communication d’équipe et la gestion de projets, Basecamp est une solution qui permet de limiter le stress causé par l’implémentation du travail à distance dans le contexte actuel.

Asana

Asana est un logiciel de gestion de communication d’équipe. Il est conçu pour gérer des équipes multiples, des espaces de travail complexes et permet aux équipes de travail d’effectuer la gestion de projets sans utiliser le courriel.

Monday

Plus de 80 000 organisations ne peuvent pas faire erreur, Monday est un excellent logiciel de gestion d’équipe. Le logiciel est fait par une entreprise située en Israël et fait le bonheur des employeurs. C’est en fait un spin-off de la société Wix qui utilisait ce logiciel à l’interne pour gérer son entreprise.

Trello

Un outil de gestion de projet en ligne, Trello permet aux équipes de collaborer davantage et d’accomplir plusieurs tâches. C’est probablement le plus simple des outils de gestion de projets. La nature hiérarchique du système permet de le rendre très flexible tout en étant très simple.

Chat vidéo

Zoom

Si vous avez à organiser une grosse rencontre vidéo avec plus d’une centaine de participants, Zoom est définitivement la meilleure solution. Les rencontres de moins de 40 minutes sont gratuites, mais vous devez payer si vous voulez faire une rencontre plus longue.

Skype Entreprise

Un peu oublié depuis le début de la pandémie, Skype Entreprise est la solution de Microsoft pour les vidéoconférences. Vous pouvez utiliser Teams ou Skype avec un accès premium à Office 365.

Join.me

Rien de plus simple que join.me pour faire un appel vidéo rapide. Un navigateur web est tout ce que vous avez besoin pour utiliser join.me. L’option tableau blanc est particulièrement plaisante pour faire un brainstorm.

Google Meet

Une excellente solution gratuite,  Google Meet permet de faire des réunions d’affaires sécurisées gratuitement. C’est le logiciel qui remplace Google Hangouts pour les visioconférences pour les prochaines années.

Gestion du temps

Toggl

Toggl est un logiciel de suivi de temps développé par une entreprise de l’Estonie. Le logiciel permet de savoir ce que vous avez fait pendant chaque minute de la journée. Il permet aussi de faire les feuilles de temps pour les employés

Timely

Si vous utilisez un calendrier de gestion de projets, Timely est un logiciel parfait pour vous. Le logiciel promet de faire votre gestion de projets sans aucun effort.

Everhour

Everhour est un logiciel de suivi du temps fait en Biélorussie. Il se connecte facilement aux logiciels Asana ou Trello ce qui vous facilite le travail pour faire vos budgets, votre facturation de clients ou encore tout simplement votre service de la paye.

Est-ce que le télétravail va rester, même après la COVID-19 ?

Le bouleversement du monde du travail en raison de la pandémie a fait du télétravail presque une norme dans de nombreuses entreprises et de nombreux travailleurs l’apprécient. La plupart des Québécois préférèrent travailler à distance si les conditions salariales restent les mêmes. Les entreprises du futur devront être plus flexibles, idéalement avec une combinaison de télétravail et de travail en présence afin de faciliter le travail d’équipe. La proportion des employés en télétravail à cependant baisser depuis le début de la pandémie, et selon Statistiques Canada, il y a environ 30% des entreprises qui peuvent se permettre d’avoir des employés en télétravail et donc, que le pourcentage au début de la pandémie était tout simplement trop élevé.